Retrouvez cet article et toutes les fiches pratiques de l'entrepreneur sur
Creative Consulting
A un moment ou un autre se pose la question de l’existence d’un organigramme dans son entreprise. Que cela soit une demande de la part des collaborateurs qui souhaitent savoir à qui ils doivent rendre compte ou de la part d’entités externes qui ont besoin de connaître les « pouvoirs » de leurs interlocuteurs, la mise en place d’un organigramme de l’entreprise est très souvent nécessaire.
Pourtant, avant de le créer, il faut se poser quelques questions préliminaires : quel est le but de cet organigramme ? Tient-il compte des évolutions de l’entreprise ? Est-il essentiellement fonctionnel ou hiérarchique ?
Ce sont ces questions qui sont réellement importantes. L’organigramme en tant que tel n’étant finalement que la conséquence des réponses qui y sont apportées.
1) Quel est le but de l’organigramme
Le premier but de l’organigramme est de placer les collaborateurs dans des cases qui leur permettent de savoir avec qui ils seront en relation. Une fois ceci posé, il est clair que soit on décide de mettre à plat une situation existante, soit on imagine une organisation future.
Dans le cas d’une organisation future, il va donc falloir s’assurer que les collaborateurs sont à la bonne place. Ceci pouvant être interprété de deux manières selon qu’on souhaite ou non garder le salarié. En effet, si on souhaite se débarrasser d’un salarié encombrant, le fait de le positionner à un endroit qui ne lui conviendra pas permettra sans doute d’accélérer les choses.
A l’inverse, le fait de mettre un collaborateur dans une case qui le met en valeur pourra être le moyen d’officialiser une promotion.
Ainsi, le but (pas toujours avoué) d’un organigramme sera de récompenser et de punir certains collaborateurs en les positionnant à des endroits donnés.
Mais il existe un autre but, qui est de permettre à chacun de savoir avec qui il est censé interagir, et de permettre à chaque collaborateur de savoir comment il se positionne dans l’entreprise, surtout si celle-ci a une structure assez complexe.
Enfin, cela permet également à la direction qui a la charge de sa mise en place, de voir concrètement son organisation et éventuellement, de voir ses points faibles et forts. Ainsi, la direction pourra par exemple réaliser que tel secteur est trop léger ou que les relations entre, par exemple, les équipes commerciales d’un département donné et celles d’un autre passent par trop d’intermédiaires.
Dans le cas d’une organisation future, il va donc falloir s’assurer que les collaborateurs sont à la bonne place. Ceci pouvant être interprété de deux manières selon qu’on souhaite ou non garder le salarié. En effet, si on souhaite se débarrasser d’un salarié encombrant, le fait de le positionner à un endroit qui ne lui conviendra pas permettra sans doute d’accélérer les choses.
A l’inverse, le fait de mettre un collaborateur dans une case qui le met en valeur pourra être le moyen d’officialiser une promotion.
Ainsi, le but (pas toujours avoué) d’un organigramme sera de récompenser et de punir certains collaborateurs en les positionnant à des endroits donnés.
Mais il existe un autre but, qui est de permettre à chacun de savoir avec qui il est censé interagir, et de permettre à chaque collaborateur de savoir comment il se positionne dans l’entreprise, surtout si celle-ci a une structure assez complexe.
Enfin, cela permet également à la direction qui a la charge de sa mise en place, de voir concrètement son organisation et éventuellement, de voir ses points faibles et forts. Ainsi, la direction pourra par exemple réaliser que tel secteur est trop léger ou que les relations entre, par exemple, les équipes commerciales d’un département donné et celles d’un autre passent par trop d’intermédiaires.
2) Tient-il compte des évolutions de l’entreprise ?
Une entreprise vit, se développe et grandit. Aussi, si on veut éviter de changer d’organigramme au gré des évolutions, il est bien de partir de l’endroit où on veut arriver et de le construire en fonction de cet objectif.
Concrètement, cela signifie qu’on va par exemple positionner des pôles ou des secteurs qui n’existent pas encore, mais qui seront un jour très développés. Cela permet de mesurer les interactions futures qui existeront entre ceux-ci et le reste de l’entreprise et donc d’anticiper la future organisation.
Cela permet également de prévoir des regroupements d’activité, comme par exemple, la fusion possible de deux départements, regroupés sous une seule direction.
Bref, partir de l’objectif et le décliner permet de prévoir son organisation et donc de disposer d’éléments concrets permettant par exemple de construire un Business Plan pertinent. Ce n’est en effet qu’en posant à plat son organisation future qu’on évitera des oublis.
Concrètement, cela signifie qu’on va par exemple positionner des pôles ou des secteurs qui n’existent pas encore, mais qui seront un jour très développés. Cela permet de mesurer les interactions futures qui existeront entre ceux-ci et le reste de l’entreprise et donc d’anticiper la future organisation.
Cela permet également de prévoir des regroupements d’activité, comme par exemple, la fusion possible de deux départements, regroupés sous une seule direction.
Bref, partir de l’objectif et le décliner permet de prévoir son organisation et donc de disposer d’éléments concrets permettant par exemple de construire un Business Plan pertinent. Ce n’est en effet qu’en posant à plat son organisation future qu’on évitera des oublis.
3) Est-il fonctionnel ou hiérarchique ?
Dans la plupart des esprits, les organigrammes des entreprises sont hiérarchiques, c’est-à-dire qu’ils présentent en haut la direction et les salariés de base en bas.
C’est l’image la plus courante qu’on a d’un organigramme et le seul fait d’être présent dans une case intermédiaire donne à l’heureux élu le sentiment d’être reconnu.
Cependant, il est possible de réaliser un organigramme fonctionnel qui définit les relations existant entre les différentes fonctions réalisées par l’entreprise. Ainsi, par exemple, le Contrôle de Gestion sera en relation avec la Production alors que hiérarchiquement, il n’y aura pas de lien direct entre les personnes à ces postes.
Le gros avantage d’un tel organigramme est qu’il permet de poser à plat les flux circulant au sein de l’entreprise. On y voit donc les points de saturation (ceux par lesquels tout passe) et les îlots isolés dont on se demande alors à quoi ils servent dans la mesure où ils sont coupés du reste de l’entreprise.
La difficulté réside dans le mixage entre un organigramme hiérarchique et un organigramme fonctionnel. En effet, autant pour les grandes entreprises, il est assez aisé (et nécessaire) qu’une fonction donnée soit réalisée par une personne, autant dans les entreprises plus modestes en taille, une personne occupera plusieurs fonctions.
On se retrouvera alors dans des situations complexes où selon le cas un collaborateur donné sera tantôt sous la responsabilité d’un second tantôt en sera le responsable.
Pour résoudre ce problème, il faudra alors communiquer clairement autour de l’organigramme et bien expliquer ses subtilités.
Car tout l’enjeu est là : la mise en place d’un organigramme, quel que soit son objectif, qu’il soit hiérarchique ou fonctionnel, qu’il soit la photographie d’une situation actuelle ou au contraire d’une organisation à venir, doit impérativement s’accompagner d’une bonne communication. Il ne doit pas être édité et simplement affiché dans l’entreprise.
Et vous, que pensez-vous des organigrammes ?
Pour aller plus loin :
C’est l’image la plus courante qu’on a d’un organigramme et le seul fait d’être présent dans une case intermédiaire donne à l’heureux élu le sentiment d’être reconnu.
Cependant, il est possible de réaliser un organigramme fonctionnel qui définit les relations existant entre les différentes fonctions réalisées par l’entreprise. Ainsi, par exemple, le Contrôle de Gestion sera en relation avec la Production alors que hiérarchiquement, il n’y aura pas de lien direct entre les personnes à ces postes.
Le gros avantage d’un tel organigramme est qu’il permet de poser à plat les flux circulant au sein de l’entreprise. On y voit donc les points de saturation (ceux par lesquels tout passe) et les îlots isolés dont on se demande alors à quoi ils servent dans la mesure où ils sont coupés du reste de l’entreprise.
La difficulté réside dans le mixage entre un organigramme hiérarchique et un organigramme fonctionnel. En effet, autant pour les grandes entreprises, il est assez aisé (et nécessaire) qu’une fonction donnée soit réalisée par une personne, autant dans les entreprises plus modestes en taille, une personne occupera plusieurs fonctions.
On se retrouvera alors dans des situations complexes où selon le cas un collaborateur donné sera tantôt sous la responsabilité d’un second tantôt en sera le responsable.
Pour résoudre ce problème, il faudra alors communiquer clairement autour de l’organigramme et bien expliquer ses subtilités.
Car tout l’enjeu est là : la mise en place d’un organigramme, quel que soit son objectif, qu’il soit hiérarchique ou fonctionnel, qu’il soit la photographie d’une situation actuelle ou au contraire d’une organisation à venir, doit impérativement s’accompagner d’une bonne communication. Il ne doit pas être édité et simplement affiché dans l’entreprise.
Et vous, que pensez-vous des organigrammes ?
Pour aller plus loin :
Aucun commentaire:
Enregistrer un commentaire