S’attaquer aux frais généraux

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Les trois grandes familles de charges dans une entreprise sont les achats, les frais généraux et les salaires. Aussi, lorsqu’une entreprise a besoin de retrouver le chemin de la rentabilité, c’est sur ces trois principaux postes qu’on doit travailler.

Le fait de travailler sur les achats permet d’améliorer la marge et donc permet à l’entreprise de disposer de plus d’argent pour pouvoir payer les frais généraux et les salaires. Ce doit être un travail de tous les jours, et pas seulement au moment des crises.

Le seul moyen de diminuer le poste des salaires est de licencier des salariés (même s’il existe quelques possibilités de réduire temporairement les salaires de l’ensemble des salariés). Cela a cependant deux contraintes qu’il ne fait pas ignorer :

• les indemnités de licenciement peuvent être importantes ce qui a un impact fort sur la trésorerie à court terme
• le fait de supprimer des postes peut désorganiser l’entreprise ou baisser sa capacité de production, rendant impossible le retour à une rentabilité importante

C’est la raison pour laquelle le travail à effectuer quand l’entreprise commence à montrer des signes de faiblesse est de s’attaquer aux frais généraux. Le résultat est souvent rapide et visible.

Faire un état des lieux

Les frais généraux sont rangés dans différents comptes de votre comptabilité mais l’inconvénient de ces comptes est qu’ils suivent un ordre bien précis qui ne tient pas compte de leur importance.

Le premier travail va donc consister à les classer par ordre d’importance car il vaut mieux commencer par s’attaquer aux comptes qui pèsent lourds plutôt qu’à ceux qui ne représentent que quelques centaines d’euros …

Ensuite, il va falloir estimer l’impact de leur suppression ou du changement de prestataire. Par exemple, trouver un autre prestataire pour le poste « électricité » est toujours possible, mais pas nécessairement intéressant et surtout risqué en termes de transition. En revanche, les choses sont beaucoup plus simples pour le poste  « télécommunications » …

Enfin, il va falloir s’armer de courage et attaquer ces postes les uns après les autres …

S’attaquer aux postes

A chaque fois que vous décidez de vous attaquer à un poste de frais généraux, il va falloir procéder avec méthode.

Tout d’abord, il faut déterminer le coût de ce poste et voir à quoi il sert. Ensuite, il faut trouver une ou des offres alternatives. Puis comparer ces offres avec ce que vous avez aujourd’hui en termes de prix bien sûr mais aussi de service. Enfin, il va falloir mesurer l’impact du changement surtout en termes de passage d’une solution à une autre.

Par exemple, un poste qui est généralement très lourd, surtout pour les PME industrielles de taille modeste, est celui des Pages Jaunes. Quand on regarde les sommes demandées par cet entreprise pour figurer sur l’annuaire en ligne et sur sa version papier, on est affolé. D’autant que parfois les Pages Jaunes réussissent à vous imposer un site institutionnel qui est vendu à un prix déraisonnable au regard de la prestation fournie …

La question à se poser est : comment veut-on communiquer et faire savoir à la terre entière qu’on existe ?  Chaque cas est différent, mais il est parfaitement possible qu’un simple encart donnant votre nom, votre adresse et votre numéro de téléphone suffise. Une entreprise avec laquelle je travaille a ainsi pu réduire sa facture de 4 000 € à 250 € par an …

Cet exemple montre que rien n’est impossible mais il faut au préalable bien définir ce qu’on veut obtenir et le mesurer.

Quelques moyens pratiques

Il existe des dizaines d’astuces et de moyens de réduire ses frais généraux, mais les méthodes les plus simples sont souvent les plus efficaces, surtout lorsque ces gains ne vous coûtent pas des heures de négociation.

Tout d’abord, pour les assurances, n’hésitez pas à passer par un courtier. Non seulement c’est une personne qui connaît parfaitement ce métier et qui saura donc lire entre les lignes des propositions qui seront faites, mais en plus c’est une personne qui est rémunérée par la compagnie d’assurance que vous aurez choisie. En d’autres termes, c’est gratuit, cela peut vous faire gagner pas mal d’argent et ne vous coûtera pas beaucoup de temps …

Ensuite, pour les indemnités kilométriques, avez-vous pensé à la location de véhicules ? En effet, très souvent, le coût généré par la location d’un véhicule, l’assurance correspondante et l’essence est sensiblement inférieur à celui des indemnités kilométriques que vous devez verser à vos collaborateurs. En plus, vous pourrez marquer ce véhicules à vos couleurs ce qui est moyen de plus pour communiquer.

Pour les affranchissements, si vous utilisez les tarifs réduits (61 centimes) par rapport aux 66 centimes du tarif standard, votre courrier arrivera peut-être 24h plus tard, mais vous économiserez plus de 5% sur ce poste …

On pourrait multiplier les exemples à l’infini.

Quoiqu’il en soit, le principe reste toujours le même : il faut absolument chercher à faire diminuer les frais généraux de votre entreprise car ils ont une caractéristique qui les rend très dangereux : ils sont dus indépendamment de votre activité … Vous avez donc intérêt à ce qu’ils soient les plus faibles possibles.

Et vous vous attaquez-vous à vos frais généraux ?

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