Prudence est mère de sûreté

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En termes de contrôle du temps de travail, on n'est jamais trop prudent.

Le nombre d'affaires qui passent devant les Conseils de Prud'hommes et qui confrontent un salarié réclamant le paiement d'heures supplémentaires à son ancienne entreprise est incalculable. Et comme on peut remonter (pour le moment) 5 années en arrière, on comprend que cela prenne très rapidement des proportions importantes.

Pour éviter cela, on ne le répètera jamais assez, il faut être vigilant et ne jamais oublier qu'il existe des règles de droit qui doivent être appliquées strictement, même lorsque les relations entre l'employeur et ses salariés sont au beau fixe !

1) Petit rappel de droit pratique

L'employeur est tenu de respecter quelques obligations :

• garantir la sécurité de ses salariés en s'assurant de la fourniture et du port des équipements de protection nécessaires
• s'assurer que le salarié respecte le droit du travail, en particulier en ce qui concerne la durée du travail

Une notion très importante à retenir qui est celle de "travail effectif". C'est tout simplement le temps pendant lequel le salarié ne peut pas librement vaquer à ses occupations et qu'il est donc dans un lien de subordination avec son employeur. Ainsi, un technicien SAV qui passera 3 heures dans son véhicule pour se rendre sur ses chantiers et 6 heures en intervention, aura bien travaillé 9 heures car le fait de conduire son véhicule l'empêche de faire autre chose et rentre donc dans le cadre du travail effectif.

Depuis quelques années, en France, la durée légale du travail est de 35 h hebdomadaires, ce qui ne signifie pas qu'on ne puisse pas travailler davantage, mais dans ce cas, les heures supplémentaires sont payées comme tel.
Mais si le législateur a également prévu de fixer des durées de travail effectif maximale par jour (10 heures) et par semaine (48 heures). Pour aller au-delà, l'employeur devra au préalable en faire la demande à la DDTEFP (Inspection du Travail).

Ensuite, une durée de travail de 6 heures consécutives doit nécessairement contenir une pause d'au moins 30 minutes. Attention donc aux dépassements ou à la tentation de faire sauter la pause pour finir plus tôt ...

Pour finir, il faut rappeler que l'obligation par l'employeur de faire respecter le droit du travail par ses salariés a une conséquence immédiate : les heures supplémentaires ne peuvent être faites qu'à l'initiative de l'employeur. En effet, aussi absurde que cela paraisse, un salarié qui, spontanément travaillerait 12 heures d'affilée, pourrait mettre son employeur en défaut car cette durée de travail est supérieure à la durée légale journalière. Et l'employeur aura failli dans son obligation de faire respecter le droit du travail ...

2) La charge de la preuve et le doute qui profite au salarié

Prenons le cas d'un salarié qui, chaque jour note scrupuleusement les heures qu'il effectue à son poste. Admettons qu'il note cela sur des petits carnets. L'employeur sait qu'il y a des heures supplémentaires mais "s'arrange" avec son salarié en lui donnant tantôt un peu d'espèces, tantôt des heures de récupération, tout cela sans trace écrite, car tout se passe bien avec le salarié.

Au bout de plusieurs années de travail, son employeur se sépare de lui. Quelques semaines plus tard, il apprend que son ex-employé a saisi le Conseil des Prud'hommes et lui réclame les heures supplémentaires non payées pendant toutes ces années.

Que faire ?

Pas grand chose car dans la plupart des cas, les "carnets" du salariés constituent non pas une preuve, mais des éléments qui lui permettent d'étayer ses demandes. En face, qu'à-t-on ? Rien ! Et pour cause, on travaillait en confiance. Conclusion, l'employeur sera condamné.

La jurisprudence peut donner des cas contraires, mais elle est malheureusement (pour les employeurs) constante dans ces cas-là.

Les deux principes qui guident le raisonnement des conseillers prud'homaux est la charge de la preuve et le doute qui profite au salarié.
La charge de la preuve, car si l'employeur veut contester les éléments apportés par son adversaire, il doit en apporter la preuve. Et c'est souvent là que le bât blesse.
Le doute qui profite au salarié car en l'absence de preuve contraire de la part de l'employeur, et en présence d'éléments apportés par le salariés, les conseillers prud'homaux vont accorder le bénéfice du doute au salarié.

3) Comment éviter cela

Alors, comment éviter cela ? En fait c'est assez simple : il faut systématiquement tout écrire et le faire contresigner par les salariés. 

Il existe aujourd'hui des systèmes de pointage très performants et ne coûtant que quelques centaines d'euros. Ces systèmes permettent de relever les heures d'embauche et de débauche des salariés. Une fois les relevés édités, il faut les faire contresigner par le salarié concerné pour qu'il n'y ait aucune contestation possible. Le tout devra ensuite être archivé au moins 5 années, qui correspondent à la durée sur laquelle on peut remonter en cas de litige.

Ensuite, de nombreuses sociétés proposent des systèmes de géolocalisation qui permettent en temps réel de savoir où se trouvent les véhicules de l'entreprise. Ces systèmes proposent généralement des rapports journaliers qui peuvent être édités et donc contresignés par les salariés. Ils peuvent être complétés par des cartes essence ou péage qui fournissent également des rapports horodatés.

Un autre point important est le fait que toutes les heures supplémentaires doivent être payées. Il ne faut jamais procéder à de petits arrangements car ces petits gains à court terme peuvent être à l'origine de pertes importantes à long terme.

Enfin, il faut impérativement faire respecter les horaires de l'entreprise à ses salariés (il n'est parlé ici que des personnels appartenant aux collèges ouvrier et ETAM, les cadres pouvant travailler sur une base forfaitaire). afin de s'assurer d'une part qu'aucune heure supplémentaire non voulue par l'entreprise n'est faite à son insu, et d'autre part que les temps de pause sont bien respectés !

Le droit du travail est parfois une véritable contrainte pour les entreprises mais il est toutefois nécessaire de le respecter car les conséquences de sa violation peuvent être très importantes, voire fatales à l'entreprise. Il existe des moyens simples à mettre en oeuvre qui permettent de limiter les risques, surtout en ce qui concerne la problématique liée aux horaires de travail. Il ne faut donc pas hésiter à les utiliser, surtout lorsque les relations entre l'employeur et ses salariés sont bonnes !

Et vous, comment gérez-vous les contraintes associées aux horaires dans votre entreprise ?

Pour aller plus loin :