De l'art de bien gérer une réunion

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Pour résumer, je dirais qu'il existe deux sortes de réunions : les réunions d'information où les personnes présentes se contentent de recevoir un message et éventuellement de poser quelques questions pour le compléter. Les réunions de décision où un groupe de personnes se réunit en vue de réfléchir à une solution pour répondre à un problème donné.

Bien entendu ces deux types de réunions ne sont pas étanches et on peut retrouver dans un type de réunion, des éléments de l'autre. Cependant, les objectifs de ces réunions sont bien distincts et la façon dont elles doivent être gérées sont claires : atteindre le but fixé.

Je me souviens d'avoir discuté il y a quelques années avec un Canadien qui me disait qu'en France, la façon que nous avions de gérer une réunion était à l'opposé de ce qui se pratiquait outre-atlantique. En effet, aux Etats-Unis ou au Canada, une réunion commence à une heure précise, dure le temps prévu et l'ordre du jour est respecté. En France, la réunion commence souvent en retard, dure un temps indéfini et l'ordre du jour, s'il y en a un, sert éventuellement de guide, mais n'est pas souvent respecté.

Cela nous permet de poser quelques jalons très utiles à l'usage de celles et ceux qui veulent (ou qui doivent) organiser une réunion et la gérer.

Tout d'abord, la réunion doit avoir un ordre du jour. Cet ordre du jour va faire la liste des points qui seront abordés lors de la réunion et qui, éventuellement, doivent faire l'objet d'une prise de décision. Cet ordre du jour doit être transmis aux participants avant la réunion afin qu'ils puissent se préparer et amener les éléments permettant de traiter les différents points de manière efficace.

Ensuite, la réunion doit avoir un timing précis. On doit savoir quand elle commence et combien de temps elle doit durer. Cela permet aux participants de s'organiser car ils n'ont a priori pas que cette réunion dans leur agenda. Mais, à l'inverse, cela signifie aussi que les participants doivent se rendre disponibles pendant la réunion.
En d'autres termes, il est non seulement mal poli, mais également non professionnel de quitter une réunion en plein milieu sans motif valable. Il est également demandé que chacun soit disponible intellectuellement pendant la réunion : les moyens de communication tels que smartphone, tablette, PC, etc. doivent donc être proscrits ou en tout cas non utilisés pendant la durée de la réunion.

Toujours sur le timing, lorsque la réunion est prévue pour 10h, il ne faut pas arriver à 10h15. Le "quart d'heure" local est certes accepté dans notre culture mais est perçu comme irrespectueux par la plupart des étrangers.

Si l'objet de la réunion est de se mettre d'accord sur un sujet ou s'il s'agit de trouver une solution à un problème, il va falloir s'organiser pour écouter tous les arguments avant de trancher. Le danger, lors d'une réunion mal gérée, est de voir les discussions s'éterniser car les arguments n'auront pas été préparés et, pire, de voir des décisions non appliquées à la sortie de la réunion car ce qu'on a pris pour un consensus était en réalité une manière de passer à autre chose pour certains participants.

Le corollaire est que lorsqu'une personne s'exprime, elle ne doit pas être interrompue ! De plus si un participant n'est pas d'accord avec les autres, il peut et doit s'exprimer, mais doit argumenter et ne pas se contenter de marquer son désaccord de principe.

C'est la raison pour laquelle, un compte-rendu de la réunion doit absolument être rédigé puis signé par tous les participants : cela garantit que plus personne ne pourra revenir sur une décision prise lors de la réunion sans en avoir rediscuté avec les autres participants.

Enfin, une réunion, surtout s'il s'agit d'une réunion pour décider ne doit pas devenir un lieu d'échanges stériles : les arguments soulevés par les uns et les autres doivent être étayés. Le rôle de celle ou de celui qui gère la réunion est donc crucial car il ne faut pas que des rancoeurs personnelles ou des attaques déguisées contre la direction de l'entreprise ne viennent polluer le débat.


Organiser et gérer une réunion est donc tout un art car cela fait se confronter des idées et des personnalités très différentes. Toutefois, en pilotant une réunion de manière efficace, ce lieu d'échange permet de progresser tous ensemble, ce qui est très enrichissant pour les individus et l'entreprise.

Et vous, quelles vos astuces pour bien gérer une réunion ?

Pour aller plus loin :