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S’il y a bien une chose qui est précieuse dans la vie d’un chef d’entreprise c’est le temps. Que vous soyez en phase de création, de lancement d’un nouveau produit ou en train de gérer des difficultés, la seule chose qui vous manque souvent, c’est le temps.
Pourtant, toutes les tâches que vous avez à traiter ne sont
pas égales devant le temps que vous souhaitez y consacrer, ou plutôt, elles n’ont
pas le même niveau de priorité. Le risque est que vous ne gériez pas vos
priorités de manière efficace et que ce qui est à un instant jugé non
prioritaire, le reste à jamais et finisse par ne jamais être traité ! Mais
qu’on parle de procrastination ou de mauvaise gestion des priorités, le résultat
est le même : certaines tâches ne sont pas faites.
Or, savez-vous qu’on peut trier les différentes tâches à
effectuer en deux catégories : celles qui peuvent être faites en moins de
2 minutes et les autres. C’est ici que le titre de ce billet commence à prendre
un sens : il est parfaitement possible de s’organiser efficacement grâce à
cette partition des tâches en deux groupes. C’est en tout cas ce que démontre James Clear dans son article « The
easy way you can stop procrastinating and stick to good habits – Now ! »
Il existe toute une série de tâches qui font moins de 2
minutes : répondre à un email de confirmation, appeler pour fixer un
rendez-vous, signer une facture, etc..
Il est donc parfaitement possible de réaliser ces tâches
rapidement et leur exécution ne va pas perturber le déroulement de votre
journée. Pensez donc : 2 petites minutes, qu’est ce que c’est dans une
journée ? Et pourtant, si vous ne confirmez pas cet email, que vous ne
fixez pas ce rendez-vous ou que vous ne signez pas cette facture, cela peut
avoir des conséquences importantes pour la vie de votre entreprise.
Donc, si vous avez une décision à prendre désormais, c’est
celle de traiter systématiquement, et sans attendre, ces tâches de moins de 2
minutes.
Maintenant, considérons les tâches de plus de 2 minutes.
Elles sont souvent assez importantes (en durée et en engagement pour l’entreprise).
Il y a celles que vous exécutez sans problème car elles sont imposées par un
emploi du temps : une réunion, un rendez-vous avec un client ou un
fournisseur, etc..
Mais, la nature humaine étant ainsi faite, il y a des tâches
que vous jugez rébarbatives ou ennuyeuses et que vous repoussez sans cesse au
lendemain. Le pire est que pour vous donner bonne conscience, vous vous dites
qu’elle n’est finalement pas si importante que cela ou que, dans la mesure où
elle va vous prendre un certain temps, vous ne pouvez pas la traiter tout de
suite.
C’est là où intervient le principe assez connu qui consiste
à ramener un problème donné à des conditions d’exécution maîtrisées. En d ‘autres
termes, il faut ramener ces tâches de plus de 120 secondes au cas des tâches de
moins de 2 minutes. Ainsi, vous n’aurez plus d’excuse pour ne pas les exécuter.
L’astuce est simple :
il faut partir du principe que toute tâche, quelque soit sa durée, débute
nécessairement par une première phase de 2 minutes ou moins. Cette phase d’initialisation
est la plus importante car c’est elle qui vous met le pied à l’étrier et qui
vous met intellectuellement en mode d’exécution.
Par exemple, vous devez lire un article de 5 pages. La
lecture va vous prendre environ 20 minutes. Commencez à lire l’article pendant
2 minutes ; il y a fort à parier que vous allez continuer jusqu’à la fin.
Vous devez faire passer des entretiens d’évaluation et les
préparer. Cette phase de préparation est laborieuse et vous ennuie. Commencez à
le faire pendant 2 minutes et votre cerveau va se mettre à travailler sur ce
sujet et vous arriverez au bout sans discontinuer.
On pourrait multiplier les exemples, mais tous permettront
de montrer une chose : le plus difficile est de commencer. Et la raison
pour laquelle on repousse sans cesse certaines tâches est parce qu’on ne s’y
attelle pas. Le seul fait de démarrer permet à notre cerveau de basculer en
mode travail et ensuite, le train est lancé.
Ces 120 secondes qui vous permettront de mieux vous
organiser et donc de mieux vivre votre vie professionnelle sont très
importantes car elles permettent soit de couvrir ces petites tâches qui nous
empoisonnent et qu’on ne fait jamais, soit de démarrer celles qu’on n’a pas
envie de faire car elles ne sont pas plaisantes.
Et vous, comment vous organisez-vous dans votre travail ?
Si vous souhaitez que nous travaillions sur une meilleure
organisation de votre travail, n’hésitez pas à me contacter sur http://www.so-creativeconsulting.com
Pour aller plus loin :
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