La délégation comme outil de management

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En tant que dirigeant d'entreprise, n'avez-vous jamais eu cette désagréable sensation d'être débordé par un millier de choses allant de la plus futile à la plus importante ? Cette sensation de ne plus savoir par quoi commencer ? Ou, pire, de devoir arrêter de faire quelque chose pour en démarrer une autre ?

Très souvent, cette situation peut se résoudre par la mise en place d'une seule action : la délégation.

Ce phénomène est vrai dans toutes les entreprises, mais surtout dans les entreprises de taille moyenne, surtout si le dirigeant en place est celui qui a créé l'entreprise. En effet, par définition, au départ il y avait très peu de monde et beaucoup de choses à faire. Puis le temps a passé et il y a davantage de collaborateurs et plus de choses à faire, mais le dirigeant a continué à tout faire, alors qu'il a sans doute embauché des personnes pour faire ces choses ...

Mais la délégation ne signifie pas tout faire faire, surtout ce que l'on n'aime pas. Il y a certaines règles à respecter pour que délégation rime avec efficacité.

1) Pourquoi déléguer

La première raison pour laquelle il faut déléguer est qu'il n'y a que 24 heures dans une journée et qu'on ne peut pas tout faire, même si on est brillant et qu'on a un cerveau qui va vite. D'autant que dans ces 24 heures, si on enlève le temps où on dort et celui où on mange, il reste finalement peu d'heures pour tout gérer.

Ensuite, parce que toutes les choses à faire n'ont pas, ni le même niveau d'urgence, ni le même degré d'importance. A ce titre, l'utilisation de la matrice d'Eisenhower peut être d'une grande utilité pour "ranger" les choses à faire dans les bonnes cases ... En fait, il est beaucoup plus profitable (au sens des profits ...) de se concentrer sur les choses réellement importantes pour l'entreprise que de se disperser sur une multitude de tâches.

De plus, le fait de déléguer et donc de ne s'occuper que de ce qui est de votre ressort vous permet de prendre de la hauteur en vous situant au niveau qui doit être le vôtre, celui de dirigeant. Comment voulez-vous diriger une société en passant du temps à gérer les achats de papier pour la photocopieuse ? De même, vu depuis vos collaborateurs, vous aurez cette position du dirigeant et naturellement, vous ne serez donc sollicité que pour des choses réellement importantes.

On peut également ajouter que le fait de mettre en place de la délégation va vous "forcer" à structurer votre entreprise car ceux à qui vous allez déléguer des tâches devront savoir dans quel environnement ils évoluent et quelles sont les limites de leur délégation.

Enfin, avantage non négligeable, c'est que la mise en place d'un délégation peut permettre de valoriser certains collaborateurs à qui on confie une tâche qui était auparavant faite par la direction. Surtout si ce collaborateur doit rendre compte au dirigeant, ce qui permet de créer pour lui ou elle un lien direct avec vous !

2) Comment déléguer

La première chose à faire est de réaliser la liste des choses que vous effectuez quotidiennement et de pointer celles qui sont de votre ressort et les autres. Ensuite, il faut définir celles qui sont importantes et/ou urgentes et celles qui le sont moins.
Une fois ce travail effectué, il faut ensuite définir une organisation dans laquelle chaque personne qui recevra votre délégation pour un ensemble de tâches saura avec qui communiquer : de qui il ou elle reçoit les informations et à qui il ou  elle les donne.
Cela suppose donc que vous aurez rencontré tour à tour les personnes concernées et que vous leur aurez expliqué leurs nouvelles missions.

La chose très importante à ne pas négliger est que la personne à qui vous déléguez une tâche ne doit pas (et ne peut pas) être votre clone. En effet, ce n'est pas parce que vous procédiez d'une certaine façon que votre collaborateur doit faire de même. Ce qui compte dans la délégation, c'est le résultat.
Cela signifie que vous devrez fixer des objectifs en termes de résultat à atteindre, pas en termes de façon d'y parvenir.
Par exemple, si vous déléguer l'achat du papier de la photocopieuse (exemple pas si anecdotique que ça ...), vous devrez dire à la personne que l'on ne doit jamais manquer de papier, mais qu'il ne faut pas plus de 10 rames en stock. En revanche, il ne sert à rien de dire : ce papier doit être acheté tous les lundis, chez ce fournisseur, pour qu'il soit livré le mardi, etc..

Enfin, déléguer ne signifie pas laisser faire. En effet, la mise en place d'une délégation doit s'accompagner de contrôles visant à s'assurer que le travail a été effectué et que son résultat est conforme aux objectifs. Mais là encore, ce qui doit être contrôlé, c'est le résultat, pas les moyens mis en oeuvre. C'est d'ailleurs le moyen de donner aux collaborateurs concernés, la possibilité d'être créatifs dans la façon dont ils vont traiter leur mission.


Pour conclure, on peut dire que la délégation, en plus d'être un moyen pour vous permettre de prendre de la hauteur et de travailler de manière plus efficace, peut également être un outil de management, en ce sens qu'elle permet de valoriser les collaborateurs tout en leur permettant de montrer leur capacité à créer de la valeur.

Et vous, savez-vous déléguer ? 

Pour aller plus loin :