Lorsqu'on est amené, pour diverses raisons, à effectuer des changements dans l'organisation de l'entreprise, il est très important de ne pas se tromper de cible, sinon le remède peut s'avérer pire que le mal.
Trop souvent, une nouvelle organisation ou un nouveau process sont mis en place car ceux qu'ils remplacent ne sont plus aussi efficaces. Mais il faut se méfier des analyses trop vite faites qui donnent l'impression que la nouvelle solution apportera le bonheur total.
Voici donc 3 axes de réflexion pour ne pas se tromper de cible.
Cela veut dire de bien maîtriser la chaîne de valeur qui va permettre de transformer de la matière première en produit fini ou des informations et des données en service.
Pour bien maîtriser cette chaîne de valeur, il faut également approfondir le ou les métiers dans lesquels l'entreprise évolue.
Par exemple, une entreprise fabriquant et posant des fenêtres en PVC va partir de granulés de PVC, de vitrages, d'accessoires de quincaillerie, va ensuite faire fondre les granulés de PVC, les teinter, réaliser les profils, assembler ces derniers, y ajouter les vitrages et les accessoires et aller la poser.
Cet exemple simple montre que l'on doit non seulement maîtriser tous les éléments de sa chaîne de valeur, mais également maîtriser les différents procédés de fabrication propres au métier considéré.
A chaque étape de la chaîne, intervient de la main d'oeuvre qui utilise des moyens de production en respectant des méthodes de fabrication. Il convient donc de représenter graphiquement toute cette chaîne ainsi que toutes les interactions qu'elle a avec l'environnement extérieur.
On se rendra ainsi compte que tel process est obsolète, que telle personne serait plus efficacement employée à un autre poste, etc..
Il ne faut donc pas se tromper de cible en voulant par exemple supprimer un poste de dessinateur, alors que le fait qu'un dessinateur ait une fonction mieux définie peut au contraire libérer du temps en atelier et donc augmenter la capacité de production.
Ces flux sont d'autant plus importants qu'ils peuvent intervenir très en amont ou très en aval de la production à proprement parler : que ce soit la prise d'un rendez-vous pour un commercial, ou l'envoi d'un devis, ou encore la gestion du SAV.
Tous ces flux d'information doivent être répertoriés et c'est généralement à ce moment de l'analyse que l'on se rend compte qu'il y a des manques d'information, des croisements, des redondances, etc.. Bref, que le système n'est pas vraiment optimisé ...
Mais encore faut-il faire la différence entre les informations utiles et nécessaires et celles qui ne le sont pas et qui ne contribuent qu'à parasiter le système. Ainsi,si la comptable rappelle un client pour un retard de règlement alors que le commercial vient de l'avoir au téléphone pour lui vendre un autre produit, on comprend bien qu'il faille établir une procédure d'appel du client qui permette de gérer les deux contraintes (règlement de la facture et prise d'une nouvelle commande).
Là encore, il ne faut pas se tromper de cible et ne garder que les informations pertinentes, qui contribuent de manière efficace au process général.
Je me souviens qu'au commencement de ma carrière, je travaillais dans un bureau d'étude spécialisé dans les études d'avant-projet dans le domaine militaire. Ce n'était pas forcément très joyeux, mais nous avions dans l'entreprise une personne qui faisait fonction de femme de ménage, mais qui en plus avait institué un tea time vers 17h00.
On pourrait penser que cela ne servait pas à grand chose, et pourtant, le fait de prendre le thé ensemble, avec l'équipe, et surtout à 17h00, ne nous faisait quitter l'entreprise que vers 20h00 ... En effet, il eût été impensable de partir à 17h30 ... Le gain pour l'entreprise était immense car outre le fait que nous ne comptions pas nos heures, cela avait créé une vraie équipe.
C'est d'ailleurs ce principe qui est encore de rigueur dans certaines entreprises travaillant principalement dans les nouvelles technologies.
Une vision à court-terme viserait sans doute à supprimer ce poste, mais quand on analyse bien la situation, on se rend compte de son utilité et de sa rentabilité indirecte !
En guise de conclusion, je dirais que toutes les organisations sont perfectibles, que tous les process sont optimisables, mais qu'une étude préalable complète, mettant en oeuvre des analyses poussées de l'ensemble des flux est absolument nécessaire si on veut atteindre le but que l'on s'est fixé.
Et vous, quelle est votre approche pour faire évoluer votre organisation ?
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Trop souvent, une nouvelle organisation ou un nouveau process sont mis en place car ceux qu'ils remplacent ne sont plus aussi efficaces. Mais il faut se méfier des analyses trop vite faites qui donnent l'impression que la nouvelle solution apportera le bonheur total.
Voici donc 3 axes de réflexion pour ne pas se tromper de cible.
Analyser la chaîne de valeur de l'entreprise
La première chose à faire est sans nul doute de bien connaître son entreprise.Cela veut dire de bien maîtriser la chaîne de valeur qui va permettre de transformer de la matière première en produit fini ou des informations et des données en service.
Pour bien maîtriser cette chaîne de valeur, il faut également approfondir le ou les métiers dans lesquels l'entreprise évolue.
Par exemple, une entreprise fabriquant et posant des fenêtres en PVC va partir de granulés de PVC, de vitrages, d'accessoires de quincaillerie, va ensuite faire fondre les granulés de PVC, les teinter, réaliser les profils, assembler ces derniers, y ajouter les vitrages et les accessoires et aller la poser.
Cet exemple simple montre que l'on doit non seulement maîtriser tous les éléments de sa chaîne de valeur, mais également maîtriser les différents procédés de fabrication propres au métier considéré.
A chaque étape de la chaîne, intervient de la main d'oeuvre qui utilise des moyens de production en respectant des méthodes de fabrication. Il convient donc de représenter graphiquement toute cette chaîne ainsi que toutes les interactions qu'elle a avec l'environnement extérieur.
On se rendra ainsi compte que tel process est obsolète, que telle personne serait plus efficacement employée à un autre poste, etc..
Il ne faut donc pas se tromper de cible en voulant par exemple supprimer un poste de dessinateur, alors que le fait qu'un dessinateur ait une fonction mieux définie peut au contraire libérer du temps en atelier et donc augmenter la capacité de production.
Analyser les flux d'information
Les flux physiques une fois identifiés, il faut maintenant s'intéresser aux flux d'informations qui sont immatériels ou matérialisés par des documents.Ces flux sont d'autant plus importants qu'ils peuvent intervenir très en amont ou très en aval de la production à proprement parler : que ce soit la prise d'un rendez-vous pour un commercial, ou l'envoi d'un devis, ou encore la gestion du SAV.
Tous ces flux d'information doivent être répertoriés et c'est généralement à ce moment de l'analyse que l'on se rend compte qu'il y a des manques d'information, des croisements, des redondances, etc.. Bref, que le système n'est pas vraiment optimisé ...
Mais encore faut-il faire la différence entre les informations utiles et nécessaires et celles qui ne le sont pas et qui ne contribuent qu'à parasiter le système. Ainsi,si la comptable rappelle un client pour un retard de règlement alors que le commercial vient de l'avoir au téléphone pour lui vendre un autre produit, on comprend bien qu'il faille établir une procédure d'appel du client qui permette de gérer les deux contraintes (règlement de la facture et prise d'une nouvelle commande).
Là encore, il ne faut pas se tromper de cible et ne garder que les informations pertinentes, qui contribuent de manière efficace au process général.
Analyser les facilitateurs de l'entreprise
Enfin, il y a des éléments qui sont très difficiles à appréhender dans une entreprise, qui sont ce que je nomme les facilitateurs de l'entreprise.Je me souviens qu'au commencement de ma carrière, je travaillais dans un bureau d'étude spécialisé dans les études d'avant-projet dans le domaine militaire. Ce n'était pas forcément très joyeux, mais nous avions dans l'entreprise une personne qui faisait fonction de femme de ménage, mais qui en plus avait institué un tea time vers 17h00.
On pourrait penser que cela ne servait pas à grand chose, et pourtant, le fait de prendre le thé ensemble, avec l'équipe, et surtout à 17h00, ne nous faisait quitter l'entreprise que vers 20h00 ... En effet, il eût été impensable de partir à 17h30 ... Le gain pour l'entreprise était immense car outre le fait que nous ne comptions pas nos heures, cela avait créé une vraie équipe.
C'est d'ailleurs ce principe qui est encore de rigueur dans certaines entreprises travaillant principalement dans les nouvelles technologies.
Une vision à court-terme viserait sans doute à supprimer ce poste, mais quand on analyse bien la situation, on se rend compte de son utilité et de sa rentabilité indirecte !
En guise de conclusion, je dirais que toutes les organisations sont perfectibles, que tous les process sont optimisables, mais qu'une étude préalable complète, mettant en oeuvre des analyses poussées de l'ensemble des flux est absolument nécessaire si on veut atteindre le but que l'on s'est fixé.
Et vous, quelle est votre approche pour faire évoluer votre organisation ?
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