Comment et pourquoi bien gérer ses devis

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Il y a quelques années de cela je travaillais pour un chef d’entreprise qui avait fixé comme objectif à son salarié chargé de répondre aux appels d’offres de répondre à tout ce qui était susceptible d’être réalisé dans un rayon de 50 km autour de son entreprise.

Bien entendu, le salarié en question s’est rapidement trouvé débordé et vivait même des périodes assez stressantes où les appels d’offres se télescopaient, périodes entrecoupées de moments calmes où l’angoisse succédait au stress.

En fait, le véritable problème auquel cette entreprise a dû faire face c’est qu’elle était absolument incapable de gérer son carnet de commande, car celui-ci ne dépendait que de l’obtention ou non des marchés issus de ces appels d’offres. Que l’entreprise perde plusieurs marchés à la suite, le dirigeant baissait les prix au-delà du raisonnable. Que l’entreprise gagne plusieurs marchés d’affilée, et l’euphorie faisait rapidement place à des problèmes de trésorerie car les achats de matières premières étaient subitement très importants …

Dans le même temps, une autre entreprise que je connaissais par ailleurs avait comme politique de ne traiter qu’une dizaine d’appels d’offres par an, mais ces appels d’offre choisis étaient le résultat d’une sélection poussée et tout était mis en œuvre pour les remporter. De ce fait, cette entreprise affichait un taux de succès très élevé et pouvait se prévaloir d’une rentabilité maîtrisée et relativement confortable.

Deux approches, deux résultats.

Alors laquelle est la meilleure ? Bien sûr, mon récit est présenté de telle sorte que la seconde façon de procéder apparaisse comme étant la plus intelligente. Je crois que c’est effectivement le cas, car pour avoir un taux de conversion de ses devis il faut pour trois conditions :

• connaître ses clients
• donner une image de stabilité
• savoir anticiper

Il faut connaître ses clients

Dans l’exemple que j’ai pris pour illustrer mon propos j’ai parlé d’appels d’offres. Dans la mesure où pour ce genre de procédure il existe un processus de sélection très codifié, les choses sont un peu différentes de l’envoi d’un devis. Toutefois, si on sait exactement à qui on répond, les besoins de l’administration qui a lancé l’appel d’offres, on peut s’approcher de la configuration dans laquelle on se trouve lorsqu’on fait un devis.

Dans tous les cas, connaître ses clients est fondamental. Par connaître ses clients j’entends savoir qui ils sont, quels sont leurs besoins, quels problèmes les ont amenés à vous solliciter, etc.. Bref, vos prospects ont des besoins et des problèmes et votre objectif est de les résoudre et d’y apporter des solutions.

Vous devez adapter votre offre à ces besoins et non pas offrir un produit standard en expliquant à votre client qu’il va devoir s’adapter … et payer pour cela …

Il faut donner une image de stabilité

Vous devez être capable de maîtriser les choses, aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’entreprise.

A l’intérieur, en agissant de manière réfléchie, vous inspirerez de la confiance à vos équipes et celles-ci seront d’autant plus enclines à vous suivre que vous donnez l’image d’une personne qui sait où elle va. A l’extérieur, en agissant de manière ciblée et professionnelle, vous donnerez l’image d’une entreprise qui maîtrise parfaitement son sujet et qui est experte dans son domaine.

Les clients ont besoin d’être rassurés et ont tendance à fuir les entreprises qui sont prêtes à tout pour avoir l’affaire : dans leur inconscient, cela signifie que l’entreprise va tout faire pour avoir le marché mais qu’après, elle ne sera pas à la hauteur pour le traiter.

Il faut savoir anticiper

En maîtrisant les choses on arrive à augmenter son « taux de conversion ». Cela signifie donc que pour obtenir un certain niveau de résultat l’effort à fournir sera moindre. De ce fait, les personnes en charge de l’obtention des résultats pourront mieux cibler les affaires à traiter et de ce fait seront plus à même de se projeter.

Ce n’est en effet que lorsqu’on traite les sujets dans la sérénité qu’on peut prendre un peu de recul. Or, cette prise de recul va de paire avec la faculté à voir plus loin que le devis qu’on est en train de traiter car celui-ci s’inscrit dans une stratégie qui est claire.

Cela permet donc d’anticiper et concrètement de lisser sa charge avec toutes les conséquences positives que cela a pour l’entreprise : diminution du BFR, accroissement de la rentabilité, meilleure visibilité de la charge, etc..

Gérer une entreprise c’est savoir anticiper un maximum de choses et en particulier augmenter le taux de conversion de ses devis. En effet, dans la plupart des cas, faire un devis signifie que la moitié du chemin est déjà parcourue. Il serait donc inexcusable de ne pas réussir à remporter l’affaire. Pourtant, bien des entreprises préfèrent faire beaucoup de devis en se disant que dans le lot elle gagnera bien quelques affaires. Mais cette approche quantitative est dangereuse à terme car elle conduit l’entreprise à traiter les choses dans l’urgence. Il faut donc repartir de la base : favoriser la qualité, écouter ses clients, calmer le rythme et anticiper …

Et vous, avez-vous un taux de conversion élevé pour vos devis ?

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