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Un chef d'entreprise est en permanence confronté à un grand nombre de choses à faire.
Que ce soit des réunions avec ses clients, avec ses fournisseurs, avec ses banquiers, des réunions internes, des réunions avec ses associés, ou encore des choses plus personnelles, le dirigeant dune entreprise, plus que toute autre personne sans doute, a besoin d'avoir une organisation personnelle sans faille
s'il veut s'en sortir.
Bien entendu, dans les grandes entreprises, tout cela est géré par un ou une assistant(e) personnel et l'arrivée des ordinateurs et des applications dédiées à ce genre de tâches complète le tout.
Mais dans les petites structures, le chef d'entreprise doit s'organiser seul.
Il est donc victime de ce que je nommerais le syndrome de la compression temporelle. Il peut également être tenté de faire passer les choses qu'il juge intéressantes avant les autres (un des symptômes de la procrastination ...).
Une seule solution à cela, faire appel à Eisenhower et utiliser une tomate ...
Imaginons que vous ayez le choix entre recevoir 100 € tout de suite ou 110 € dans un mois ? Vous allez vraisemblablement choisir de prendre les 100 € tout de suite !
Imaginons maintenant que vous ayez le choix entre recevoir 100 € dans un an ou 110 € dans un an et un mois ? A ce moment, il y a fort à parier que vous choisissiez les 110 € car vous allez vous dire que comme c'est dans un an, vous n'êtes plus à un mois près !
Et bien, le syndrome de compression du temps c'est cela. Plus les choses semblent éloignées, moins elles semblent avoir un enjeu important.
On comprend alors les conséquences possibles pour un dirigeant qui va donc naturellement favoriser les actions à court terme
plutôt que celles de nature plus stratégiques à long terme.
Par exemple si on le choix en écrire un rapport de 10 pages, ce qui prendra 4 heures, on préfèrera tous aller au restaurant avec des amis pendant 4 heures.
Le problème est que le rapport doit être rendu dans la journée, alors si on a été au restaurant et qu'on y est resté 4 heures, il va ensuite falloir rester tard pour finir le rapport.
Une anecdote qu'un ami m'a donné pour savoir comment les gens réagissent face à ce genre de choix : faites-leur manger une pizza :
Une partie des gens préfère commencer par les choses agréables puis finir par les choses désagréables plutôt que l'inverse.
Et pourtant, cette façon de proposer n'est pas rationnelle car elle met en jeu des notions de plaisir. En réalité, le véritable enjeu est de sortir de ce mode de fonctionnement et de gérer son temps
en termes d'efficacité, d'urgence et d'importance.
Que ce soit des réunions avec ses clients, avec ses fournisseurs, avec ses banquiers, des réunions internes, des réunions avec ses associés, ou encore des choses plus personnelles, le dirigeant dune entreprise, plus que toute autre personne sans doute, a besoin d'avoir une organisation personnelle sans faille
s'il veut s'en sortir.Bien entendu, dans les grandes entreprises, tout cela est géré par un ou une assistant(e) personnel et l'arrivée des ordinateurs et des applications dédiées à ce genre de tâches complète le tout.
Mais dans les petites structures, le chef d'entreprise doit s'organiser seul.
Il est donc victime de ce que je nommerais le syndrome de la compression temporelle. Il peut également être tenté de faire passer les choses qu'il juge intéressantes avant les autres (un des symptômes de la procrastination ...).
Une seule solution à cela, faire appel à Eisenhower et utiliser une tomate ...
1) Le syndrome de compression temporelle
Ce syndrome peut très bien s'expliquer par un exemple.Imaginons que vous ayez le choix entre recevoir 100 € tout de suite ou 110 € dans un mois ? Vous allez vraisemblablement choisir de prendre les 100 € tout de suite !
Imaginons maintenant que vous ayez le choix entre recevoir 100 € dans un an ou 110 € dans un an et un mois ? A ce moment, il y a fort à parier que vous choisissiez les 110 € car vous allez vous dire que comme c'est dans un an, vous n'êtes plus à un mois près !
Et bien, le syndrome de compression du temps c'est cela. Plus les choses semblent éloignées, moins elles semblent avoir un enjeu important.
On comprend alors les conséquences possibles pour un dirigeant qui va donc naturellement favoriser les actions à court terme
plutôt que celles de nature plus stratégiques à long terme. 2) L'art de faire passer des choses intéressantes avant les autres
Une autre tendance, qui se situe à un autre niveau, est de préférer faire passer en priorité les choses qui nous intéressent plutôt que les autres.Par exemple si on le choix en écrire un rapport de 10 pages, ce qui prendra 4 heures, on préfèrera tous aller au restaurant avec des amis pendant 4 heures.
Le problème est que le rapport doit être rendu dans la journée, alors si on a été au restaurant et qu'on y est resté 4 heures, il va ensuite falloir rester tard pour finir le rapport.
Une anecdote qu'un ami m'a donné pour savoir comment les gens réagissent face à ce genre de choix : faites-leur manger une pizza :
- il y a ceux qui commencent par le bord, qui est généralement moins bon et qui finissent ensuite par le centre
- il y a ceux qui commencent par le centre et finissent par les bords (et qui généralement le laissent sans le manger)
- il y a ceux qui découpent des portions et qui, pour chaque portion agissent comme le premier ou le second mode ...
Une partie des gens préfère commencer par les choses agréables puis finir par les choses désagréables plutôt que l'inverse.
Et pourtant, cette façon de proposer n'est pas rationnelle car elle met en jeu des notions de plaisir. En réalité, le véritable enjeu est de sortir de ce mode de fonctionnement et de gérer son temps
en termes d'efficacité, d'urgence et d'importance.3) La solution : matrice Eisenhower + méthode Pomodoro
C'est là qu'Eisenhower et la tomate interviennent.On raconte que pendant la seconde guerre mondiale, Eisenhower qui était le Chef des Armées alliées avait un nombre incalculable de décisions à prendre et était sollicité à longueur de temps par un nombre infini de personnes.
Dans son cas, l'enjeu n'était pas d'ordre émotionnel ou affectif, il était stratégique : il fallait gagner la guerre.
Il a donc entreprise de découper le champ des demandes en 4 catégories :
- les demandes importantes et urgentes, qu'il fallait donc faire en priorité et que seul lui pouvait gérer
- les demandes importantes mais pas urgentes, il pouvait donc les gérer lui-même, mais plus tard
- les demandes peu importantes mais urgentes, qu'il pouvait donc déléguer pour qu'elles soient gérées rapidement
- les demandes peu importantes et pas urgentes, qui finissaient leur carrière aux oubliettes.
Cette matrice est donc la première chose à faire pour le dirigeant débordé car elle lui permet de gérer les priorités
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Ensuite, une fois que cela est défini, il faut les exécuter.
C'est donc maintenant que les tomates interviennent.
A la fin des années 1980, Francesco Cirillo a développé la théorie selon laquelle le meilleur moyen de faire une chose bien est de s'y consacrer entièrement et exclusivement.
Pour garantir que l'on respecte bien ces deux conditions, il n'y a pas d'autre moyen que de limiter notre concentration dans le temps.
La méthode consiste donc à prendre un minuteur et à le programmer sur 25 minutes.Pendant ces 25 minutes on ne fait que la tâche que l'on s'est fixée (ou plutôt qui a été définie par la matrice d'Eisenhower).A l'issue des 25 minutes, que la tâche soit finie ou non, on arrête tout et on se détend : quartier libre pendant 5 minutes !Puis on recommence pendant 25 minutes et ainsi de suite pendant 4 cycles en tout.A l'issue des 2 heures, on peut alors faire une pause de 15 minutes, puis on recommence.
Pour la petite histoire, Francesco Cirillo, italien d'origine, utilisait comme minuteur, ce que l'on trouvait dans les cuisines à l'époque et qui avait la forme et la couleur d'une tomate ! D'où le nom de Pomodoro, qui signifie Tomate en italien !
Ainsi, lorsque le dirigeant d'une entreprise ou, au sens plus large, d'une organisation veut commencer à gérer efficacement son emploi du temps
, de sorte à rendre son action profitable pour son entreprise, il doit :
, de sorte à rendre son action profitable pour son entreprise, il doit :- commencer par poser la liste des tâches à faire et des points à traiter dans la matrice d'Eisenhower, le critère étant la profitabilité et le gain attendu
- s'imposer de traiter les différents points qui auront été jugés importants en suivant la technique Pomodoro
Et vous, comment gérez-vous votre temps ? Avez-vous tendance à vous laisser déborder par des actions moins importantes ?
Pour aller plus loin :
article pertinent car solutionnant un problème réel vécu au quotidien par nombre de personnes.
RépondreSupprimerde plus, jai apprécié les anecdotes associées.
Merci à l'auteur pour l'article.