Organisez-vous !

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Lorsqu'une entreprise connaît des difficultés ou qu'elle veut augmenter sa rentabilité, on parle souvent de restructuration ou de réorganisation. Ces opérations sont en effet nécessaires pour refondre l'organisation de l'entreprise et rendre cette dernière plus efficace.

Cependant, on constate que parfois (pour ne pas dire plus), avant même de penser à une réorganisation, il faut tout simplement penser à mettre en place une organisation ! Il arrive en effet que des entreprises aient grossi au fil des ans, sans qu'une organisation ait été mise en place pour accompagner sa croissance. Et je ne parle pas ici que de PME de 10 salariés, mais bien d'entreprises a priori structurées comme cette entreprise de sécurité de 250 salariés qui ne dispose pour gérer  les finances que d'une comptable ...

Le premier travail à faire pour s'organiser est donc de comprendre le fonctionnement interne de l'entreprise : comment elle crée de la valeur. Il faut donc dérouler le circuit de commande, le circuit de facturation, etc. jusqu'à avoir posé à plat le fonctionnement actuel et "réel" de l'entreprise.

Il faut ensuite faire apparaître sur ces documents les ressources concernées. Cela permet souvent de se rendre compte que certaines personnes sont sous-employées et que d'autres, au contraire, sont sollicitées au-delà du raisonnable. Mais cela ne suffit pas car il est nécessaire de comprendre où se crée la valeur de l'entreprise.

En effet, n'importe quel salarié peut potentiellement créer de la valeur.

Une fois ceci réalisé (ce qui peut prendre un temps assez long, surtout si la structure est complexe), le dirigeant aura face à lui une représentation de ce qui se passe dans son entreprise et aura (enfin ?) la réponse à la fameuse question : qui fait quoi ?

Cette photographie est ce qui se passe actuellement et il y a fort à parier que si aucune organisation digne de ce nom existe, on découvre des points de concentration. Autrement dit, que quelques personnes sont des éléments incontournables et vitaux pour le "bon" fonctionnement de l'entreprise.

L'autre volet à attaquer est alors celui des compétences. En effet, il est possible que des personnes disposant de compétences pour un poste donné ne l'occupent pas tout simplement parce que l'entreprise n'étant pas organisée, personne n'y a pensé. A l'inverse, et pour reprendre le cas de la comptable gérant seule la comptabilité d'une entreprise de 250 personnes, il est possible que des personnes soient devenues non compétentes pour le poste qu'elles occupent.

Cette autre grille, posée sur la photographie précédente doit permettre de poser les bases d'une organisation  plus efficace que ce qui existe. Il est possible qu'il y ait des mouvements de personnel : départs, arrivées et mutations internes. Cette tâche, pas nécessairement simple à gérer car elle implique une gestion des ressources humaines, est cependant nécessaire si on veut disposer ensuite d'une organisation (plus) efficace.

Mais attention, un paramètre doit être intégré dans ces décisions qui est la stratégie de l'entreprise et ses perspectives de développement. Cela ne sert à rien de faire des mouvements importants de personnel au sein de la R&D si le dirigeant de l'entreprise veut qu'à terme celle-ci ne fasse que du négoce. Autant reclasser ou faire partir directement ces personnes plutôt que de les mettre à des postes appelés à disparaître.

Enfin, une fois que l'organisation est en place, il faudra s'assurer qu'elle permet à l'entreprise d'atteindre les objectifs qu'elle s'est fixée et surtout s'assurer qu'elle permet bien de créer de la valeur comme cela avait été prévu. On entre alors dans un processus itératif où on peut parler de ré-organisation.


Pour résumer, on constate parfois que des entreprises ont grandi sans penser leur organisation, ce qui peut leur porter tort. La mise en place d'une organisation est donc nécessaire en prenant en compte les objectifs de l'entreprise en termes de création de valeur, les compétences des personnes présentes et les flux d'information existants et à venir. Une fois l'organisation créée, il restera à s'assurer qu'elle est conforme aux objectifs fixés, et la faire évoluer si nécessaire.

Et vous, avez-vous le sentiment que votre entreprise n'est pas organisée ?

Pour aller plus loin :