Retrouvez cet article et toutes les fiches pratiques de l'entrepreneur sur
Creative Consulting
Je me rappelle que lorsque j’ai débuté ma carrière, il y avait dans l’entreprise qui m’employait un responsable commercial de la vieille école qui m’avait dit un jour : « il n’y a pas de gens débordés, il n’y a que des personnes mal organisées ». Cette phrase m’a marqué et j’ai pu constater que très souvent en effet, le débordement dont on souffre est la conséquence d’un problème d’organisation.
Il y a toujours bien entendu une limite à ne pas dépasser
faute de quoi, même avec la meilleure organisation du monde, on est débordé.
Mais cela relève du management, la responsabilité du chef
d’entreprise étant de faire en sorte que ses managers soient chargés
correctement.
Revenons donc au cas d’une personne
« normalement » chargée.
Tout d’abord, pour ne pas se laisser déborder, il faut
s’organiser et organiser son travail de sorte à pouvoir toujours traiter dans
la journée ce qui est prévu. Le but étant d’arriver le matin avec de nouvelles
tâches à exécuter et non pas à réaliser contraint et forcé des tâches qu’on a
repoussé devant soi.
Il faut donc pour cela avoir une idée du temps que prendra
une tâche pour être exécutée et c’est là que se situe la plus grande difficulté
car on a souvent tendance à sous-estimer le temps qu’il faut pour traiter un
problème ou gérer un cas. D’autant qu’il peut exister des aléas qu’on ne
maîtrise pas forcément.
Le plus simple est donc de se fixer des objectifs théoriquement
atteignables dans la journée, et à côté une liste de choses à faire si on en a
le temps (les choses qui ne sont pas forcément urgentes dans la matrice
d’Eisenhower). Ou tout simplement en se laissant des plages permettant d’absorber
les aléas qui ne manqueront pas de se présenter.
Ensuite, il ne faut pas hésiter à déléguer. C’est souvent
une chose qui est mal perçue et mal gérée, mais pourtant, si la délégation est
bien gérée, elle peut être très profitable. En effet, déléguer peut être mal
perçu car on a l’impression de perdre de son pouvoir en en confiant une partie
à un autre. Or, la délégation n’est pas seulement cela, car elle induit des
contrôles, il n’y a donc pas de perte de pouvoir, mais une modification des
relations entre la personne et celle qui reçoit la délégation. Elle permet en
outre de valoriser les deux parties : celui ou celle qui reçoit la
délégation et celui ou celle qui la donne.
Et puis il faut aussi s’imposer des contraintes horaires. Se
dire qu’on a toute la journée pour réaliser une tâche est une erreur tant qu’on
n’a pas fixé une limite. Sinon, on a très vite fait de ne pas se concentrer sur
la tâche à réaliser en se disant qu’on a le temps.
Il est donc nécessaire de s’imposer des temps de travail
avec, pour chaque temps, la réalisation d’un objectif partiel. La seule
obligation étant de se concentrer sur le travail à effectuer et ne pas se
laisser perturber par le reste. C’est le meilleur moyen pour gérer son temps de
manière efficace et de mesurer son avancement.
Il est ainsi possible de ne pas se laisser déborder en se
fixant des temps de travail que rien ne devra venir perturber, en planifiant sa
journée et en y laissant des espaces permettant de gérer les aléas. Et pour
être complet, si vous pensez que toutes les choses qui sont à faire ne rentrent
pas dans ce planning, il est grand temps de penser à la délégation !
Et vous, vous laissez-vous déborder ?
Pour discuter de votre organisation, n’hésitez pas à me
contacter sur http://www.so-creativeconsulting.com
Pour aller plus loin :
Aucun commentaire:
Enregistrer un commentaire