Votre carnet de commandes est-il fiable ?

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Il y a un an, j’accompagnais une entreprise en difficulté qui devait présenter un plan de Sauvegarde devant le Tribunal de Commerce.

Malgré une situation de trésorerie très tendue, cette entreprise avait toujours une bonne image auprès de ses clients et des donneurs d’ordre avec lesquels elle était en contact. Cela confortait donc le dirigeant dans l’idée que le plan de Sauvegarde pourrait être tenu en dépit d’un passif relativement élevé.

Le problème était que dans les revenus à venir, ce dirigeant avait mélangé les commandes fermes avec les commandes qui « allaient être signées ». Mélangeant sans doute son optimisme naturel avec une pincée de communication, il a donc présenté ces éléments au Tribunal de Commerce qui a validé le plan de Sauvegarde.

Les ennuis ont commencé quelques mois plus tard lorsque certains des marchés qui « devaient être signés » ne l’ont pas été car les donneurs d’ordre, sans doute frileux, les avaient passés à d’autres entreprises.

Le chef d’entreprise a alors dû réagir extrêmement vite et, après quelques semaines de stress intense, a réussi à retrouver de nouveaux marchés. Pendant ces semaines de recherche intense,  il a failli être dans l’incapacité de tenir son plan, avec toutes les conséquences qu’on imagine.

Tout cela parce qu’il avait vendu la peau de l’ours avant de l’avoir tué et qu’il avait oublié que tant qu’un marché n’est pas signé, il ne peut pas être pris en compte dans son carnet de commandes.

Et ceci vaut pour toutes les entreprises !

Alors pour éviter ce genre de mésaventure, voici quatre actions faciles à mener.

1/ Ne (vous) mentez pas

Un prévisionnel peut vous faire plaisir ou non, mais ce n’est pas le sujet. Son but est d’être précis et ne présenter que la réalité.

En effet, la tentation est grande de l’optimiser ou de le rendre plus présentable, surtout lorsqu’il s’agit de rencontrer son banquier ou de faire face à une procédure auprès du Tribunal de Commerce. Mais vous ne devez jamais perdre de vue deux choses fondamentales :

• les personnes à qui vous présentez ce prévisionnel vont le comparer à la réalité. Si vous avez mis tout et n’importe quoi dans celui-ci, l’écart avec la réalité sera important et il vous faudra ensuite expliquer les écarts …
• à force d’expliquer le contenu de ce prévisionnel aux personnes que vous voyez, vous risquez d’y croire vous-même et donc de partir sur des bases fausses. La conséquence  la plus dramatique de cela est qu’à la fin, vous n’anticiperez rien et serez le premier surpris en « découvrant » le fait que tel marché n’a finalement pas été signé …

2/ Identifiez vos prospects

Dans votre prévisionnel, vous avez deux sortes de « clients » : les clients effectifs, c’est-à-dire qu’ils ont déjà passé commande et que le marché que vous avez avec eux est signé, et les prospects avec lesquels vous êtes en cours de négociation.

Vous pouvez toujours bâtir des hypothèses mais elles doivent être réalistes, voire pessimistes. C’est pour cela que dans votre prévisionnel, vous ne devez faire figurer que les clients avec lesquels vous avez déjà signé.

Ceci vaut également pour les clients dits « récurrents ». Le passé ne peut pas préjuger de l’avenir dans le prévisionnel. En d’autres termes, ce n’est pas parce qu’un client vous a déjà commandé 10 produits qu’il va vous en commander un onzième.

3/ Tenez compte du facteur temps

Si vous raisonnez en masse globale, vous avez toutes les chances de vous trouver un jour ou l’autre à court d’activité.

En effet, tout le monde comprend bien qu’il y a une marge entre avoir un marché à 100 000 € qui commencera dans 6 mois et un marché à 100 000 € qui commence maintenant et qui va s’étaler sur 6 mois. Dans le premier cas, vous ne pourrez encaisser l’argent au mieux que dans 7 mois tandis que dans le second cas, vos rentrées d’argent commenceront dans 1 mois …

En clair, votre prévisionnel ne doit pas avoir une seule colonne donnant le montant des marchés signés, mais bien la répartition dans le temps des facturations à venir. Cela permettra de voir les trous d’air et donc d’anticiper.

4/ Intégrez les charges

A part le cas où vous fournissez des services qui ne nécessitent pas d’achat de matière, il faut tenir compte des dépenses auxquelles vous devrez faire face pour suivre votre carnet de commandes.

En effet, la présentation des facturations dans le temps permet d’anticiper les trous, mais elle permet également de savoir quand les achats vont devoir être effectués pour optimiser la trésorerie de l’entreprise. Vous serez parfois obligé d’acheter tout un lot de matière première même si cette dernière n’est utilisée qu’au fil de l’eau, mais le fait de le poser clairement permet de visualiser les besoins en trésorerie.

Poser les hypothèses des revenus et des charges à venir permet de savoir où on va. Mais il ne faut pas oublier que non seulement ces hypothèses doivent être réalistes et non pas fantaisistes, mais également qu’elles peuvent être remises en cause à tout moment, du fait d’un décalage de marché par exemple. Dans tous les cas, un tableau de bord permet d’anticiper, ce qui permettra de mettre en place toutes les actions nécessaires avant qu’il ne soit trop tard.

Et chez vous, les prévisionnels sont-ils fiables ?

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