Quel tableau de bord pour votre entreprise ?

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Pour un chef d’entreprise, le tableau de bord est un guide non seulement utile mais surtout vital. En effet, ce tableau qui est mis à jour régulièrement contient des informations qui présentent de manière objective et synthétique l’état de l’entreprise.

De manière objective car il s’agit de chiffres et non pas de ressenti ou de feeling. Et ces chiffres sont issus de votre comptabilité ou d’autres sources qui ont toutes un point commun : elles sont issues de données mesurables et mesurées.

De manière synthétique car il ne s’agit pas de présenter un compte de résultat complet mis à jour toutes les heures mais bien quelques données clefs qui sont représentatives de votre activité.

Alors, comment faire pour disposer de ce tableau de bord si pratique ?

Partir du besoin

La première chose à faire est de partir de vos besoins : qu’est ce qui caractérise votre activité ?

Bien entendu, dans votre tableau de bord on pourra trouver le chiffre d’affaire réalisé sur une période donnée ou encore la marge, mais selon votre activité, vous pourrez avoir besoin d’y ajouter le nombre d’appels entrants, le nombre de devis réalisés, etc..

Il n’y a que vous qui puissiez savoir quels sont les éléments réellement pertinents pour votre activité et ceux qui sont significatifs. Car le but d’un tableau de bord est bien de pouvoir détecter les moindres signes de ralentissement avant qu’il ne soit trop tard.

Soyez simple

Il ne sert à rien de multiplier les données sinon celles qui sont réellement importantes se noieront dans la masse et votre tableau de bord sera illisible. De plus, ce tableau de bord doit être renseigné régulièrement pour être utile. Aussi, il vous faudra prendre garde à ne pas devoir passer des heures à saisir les données faute de quoi vous ne le ferez pas régulièrement et un jour même, vous ne le ferez plus du tout.

Personnellement, je crois que 4 ou 5 indicateurs sont un maximum, mais encore une fois, cela dépend de vous et de votre capacité à générer et à interpréter ces données.

Soyez cohérent

La fréquence à laquelle vous devez mettre à jour votre tableau de bord va dépendre de votre secteur d’activité. Ainsi, si vous produisez des pièces en série, il peut être intéressant d’avoir une mise à jour chaque soir pour contrôler le lendemain que la journée a été bonne (ou non).

En revanche, si vous produisez des biens avec un cycle d’un mois, une mise à jour mensuelle sera suffisante, quitte à passer à une mise à jour hebdomadaire à certains moments critiques.

Il faut donc adapter le rythme des mises à jour de votre tableau de bord avec votre activité.

Mélangez plusieurs sortes de données

Les données purement comptables sont nécessaires mais pas suffisantes. En effet, la comptabilité ne mesure que ce qui s’est passé et ne peut pas permettre de se projeter, sauf à considérer qu’un certain niveau d’achat va générer un chiffre d’affaires donné, mais cela ne donne une vision qu’à court terme.

En revanche vous pouvez mettre en place des indicateurs qui vous permettront de vous projeter sur plusieurs mois. Ainsi, si vous pouvez établir une corrélation entre le nombre de devis réalisés et le nombre de commandes prises dans le mois, qui se traduisent par un chiffre d’affaires à venir dans les 3 mois, le nombre de demandes de devis pourra figurer dans votre tableau de bord.

Il est donc très important de mixer des données issues de la comptabilité avec d’autres.

Traitez les cumuls et les données par période

Votre tableau de bord doit être double. Tout d’abord, il doit présenter les données cumulées, avec une mise à jour dépendant de la fréquence que vous aurez choisie.

Par exemple, si vous avez une fréquence de mise à jour hebdomadaire, et que vous suivez votre chiffre d’affaires, vous noterez chaque semaine le CA cumulé depuis le début de votre exercice comptable avec, éventuellement un rappel du CA cumulé à la même période de l’exercice précédent. Cela permet de lisser les petites variations.

Ensuite, vous devrez quand même présenter les données dans la période considérée. En reprenant l’exemple précédent, cela signifie que chaque semaine, vous noterez les chiffres de la semaine. L’avantage de cette présentation est qu’on peut mesurer les variations en un clin d’œil surtout si vous transcrivez ces éléments graphiquement.

Le tableau de bord, un outil indispensable

Une fois que vous aurez défini la liste des quelques indicateurs qui décrivent de manière pertinente votre activité et que vous aurez décidé de la fréquence à laquelle ils devront être mis à jour, vous pourrez mettre en place le système de collecte des informations.

Les données présentées, en cumul ou pour chaque période, en comparaison avec l’exercice précédent vous permettront alors de mesurer visuellement tous les changements qui se produisent dans votre activité et donc d’anticiper au maximum les problèmes.

Et vous, avez-vous un tableau de bord efficace dans votre activité ?

Si vous souhaitez mettre en place un tableau de bord qui corresponde vraiment à votre activité, ainsi que les différents documents de collecte des données, vous pouvez nous contacter sur http://www.so-creativeconsulting.com pour que nous puissions vous apporter notre expérience.

Pour aller plus loin :